Sistema de Registro de Actividades y Eventos
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Nota: Este manual se irá actualizando y mejorando conforme avancemos en la optimización del sistema de registro de actividades y eventos. Apreciamos su comprensión y colaboración en este proceso.
1. Unete al canal
A continuación, procederemos a acceder al apartado correspondiente para unirse a un equipo, haz clic en "Unirse al equipo".
Posteriormente, introduciremos el código iywi8x1 de equipo necesario para que podamos unirnos al canal "Cronograma de Actividades" de Progresa con Educación.
Nota: Con este código "iywi8x1" no podra ingresar al canal ya que solo es para fines demostrativos, tendra que contactarse con el equipo de Progresa Con Educación para ingresar.
2. Agrega nuevos miembros
Una vez que hayamos ingresado al canal "Cronograma de Actividades", los usuarios con acceso de propietarios (owner) deberán acceder al menú de opciones del canal y seleccionar la opción "Agregar miembro".
Nota: Si no tiene acceso como propietario puede omitir esta explicación e ir al Paso 2.
A continuación, es necesario buscar a los miembros que se desean integrar al canal. Se les puede otorgar acceso como miembros o propietarios. Una vez que hayas agregado a todos los miembros, recibirán un correo electrónico para unirse al canal.
Una vez que hayas ingresado al canal, podrás ver una lista de opciones en la barra superior, que incluye "Publicaciones", "Archivos" y los dashboards de cada año. Desde allí, podrás agregar las actividades correspondientes a cada año.
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1. Programar una nueva actividad
Procederemos a acceder a la pestaña correspondiente al año en el que se agregarán las actividades en el cronograma. Es importante tener en cuenta que cada una de las oficinas del proyecto Progresa con Educación deberá colocar sus actividades en sus respectivos depósitos (buckets), que son: Oficina Principal, Centro Oriente, Centro Occidente, Occidente, Norte y Litoral Atlántico.
Para iniciar la creación de una nueva actividad, debemos hacer clic en la opción "Agregar tarea" (Add task). Esto abrirá una lista de campos que deberán ser completados. Primero, se debe ingresar el nombre de la tarea; segundo, se debe establecer la fecha; y, por último, asignar la tarea a algún miembro del canal.
Para el nombre de la actividad, debes comenzar con el nombre del departamento en el que se llevará a cabo la actividad (es necesario que se ingrese esto todo en mayúsculas el nombre del departamento), seguido de un guion medio, y luego ingresar el nombre de la actividad.
A continuación, debes ingresar la fecha de la actividad para determinar cuándo se planea realizar el viaje.
A continuación, debes ingresar el nombre del miembro del canal que estará asignado a la actividad. En este campo, solo deben asignar a aquellas personas que participarán unicamente a una actividad, evento o viaje (No es necesario que ingreses este campo a cada una de las actividades).
Una vez que hayas completado todos los campos correspondientes, puedes proceder a crear la actividad, haz clic en "Agregar tarea" (Add task).
2. Agregar actividades sin fecha programada
Nota: Solo con fines demostrativos, ingresaremos una actividad sin una fecha programada. Sin embargo, es fundamental que solo se agreguen actividades que hayan sido autorizadas para poder programarlas en el cronograma.
A continuación, procederemos a mostrarte cómo funcionaría el cronograma de actividades con más de una actividad que esten con fechas o sin fechas programadas de actividades, eventos o viajes. Para ello, ingresaremos una nueva actividad, especificando únicamente el nombre de la misma.
A continuación, dirígete al calendario (Scheduled), donde podrás visualizar todas las actividades del proyecto. En la parte derecha del calendario, verás todas las actividades que no han sido programadas con fechas, mientras que dentro del calendario podrás observar todas las actividades que ya están programadas.
Ahora procederemos a mostrarte cómo puedes crear nuevas actividad desde el calendario. Primero, puedes crear actividades en la parte derecha del calendario (solo para temas demostrativos agregaremos una actividad sin fecha en esta sección del calendario), donde podrás agregar en este ejemplo únicamente el campo del nombre y crear una actividad sin ninguna fecha de viaje programada. Esta actividad se añadirá a la lista de actividades.
Ahora agregaremos una actividad directamente en el calendario. Todas estas actividades se programarán en la fecha exacta en la que las agregues.
En este punto, podemos observar que es posible agregar actividades tanto desde la panel (Dashboard) como desde el calendario.
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1. Modifica una actividad
A continuación, procederemos a modificar las actividades para entender cómo debe funcionar el cronograma. Es responsabilidad de cada uno de los miembros del canal colaborar en mantener actualizadas sus respectivas actividades dentro de ellas las mas importantes son: Las etiquetas, las notas o descripciones, el progreso y las fechas.
En el cronograma, observaremos diferentes casos, como actividades con fechas y otras sin fechas programadas (solo para temas demostrativos tenemos actividades sin fechas para aprender a modificarlas). Es fundamental ingresar los siguientes datos en cada una de las actividades que se modifiquen, para mantener el orden y presentar la información con mayor claridad y detalle. Esto facilitará una mejor comprensión de cada una de ellas.
Ahora seleccionaré la "Actividad 1" para realizar una demostración de cómo modificar cada uno de los campos necesarios para las actividades del cronograma.
A continuación, podremos observar una variedad de opciones que nos ayudarán a detallar mejor cada una de las actividades. En primer lugar, podemos modificar el nombre de la actividad, y la asignación (lo cual esta es un campo opcional).
Como campo principal que se debe ingresar, tenemos la etiqueta a la que pertenece la actividad. Contamos con cinco opciones fundamentales que representan a cada uno de los integrantes del proyecto: RTI, CRS, FUNADEH, FUNDAHRSE y ZAMORA TERÁN. Deberán agregar la organización que participó en la actividad mediante su etiqueta correspondiente.
Nota: el campo de la etiqueta es un requerimiento muy importante para todas las actividades.
A continuación, podemos observar la opción del depósito (Bucket) al que pertenece la actividad. En esta opción, podremos cambiar el grupo en la que debe pertenecer la actividad.
La siguiente opción que es muy importante modificar es el estado de progreso de la actividad. Aquí podremos verificar si la actividad está en progreso, aún no ha comenzado o ya ha sido completada. Todos estos cambios se reflejarán en el calendario, por lo que es fundamental que actualices este campo.
Nota: recuerda mantener actualizado tus actividades cambiando el progreso de cada una de ellas.
En la siguiente opción, podemos modificar la prioridad de cada una de las actividades, clasificándolas como urgente, importante, media o baja.
Nota: sabemos que todas las actividades son importantes y urgentes, pero este campo nos ayudara a filtra cada una de las actividades para que mantengas un orden de cual es el nivel de prioridad de las actividades, eventos y viajes.
En las siguientes opciones, podemos modificar la fecha de inicio y la fecha de vencimiento, esto determinará la duración de la actividad puedes ingresar una actividad con la duración de 3 días usando estos dos campos.
En la siguiente opción, observaremos que podemos agregar la posibilidad de repetir una actividad, evento o viaje diariamente, semanalmente o mensualemente en el calendario.
Nota: preferimos mantener este campo "No se repite" para llevar un mejor orden de las actividades.
En la siguiente opción, que es la descripción o una nota, es fundamental ingresar información con mayor claridad y detalle, como quiénes son los participantes, la ubicación actual del personal, cuál es el destino, o cualquier otra información necesaria para el proyecto. Es importante que marques la casilla "Mostrar en la tarjeta" para que la información se visualice en la actividad correspondiente.
Nota: el campo de la nota o descripción es un requerimiento muy importante para todas las actividades, ayudaría mucho para que todos podamos estar muy informados de todos los detalles de cada una de las actividades.
Hay algunas otras opciones que nos permitirán compartir documentos (estos ayudara mucho a compartir anuncios o alguna otra información importante que informar), crear listas de comprobaciones ayudara a establecer objetivos en cada una de las actividades. Es importante que marques la casilla "Mostrar en la tarjeta" para que la información se visualice en la actividad correspondiente. También puedes incluir comentarios para informar algún evento importante para los miembros del canal.
Nota: es importante que puedas tomar en cuenta que cada información adicional que agregues ayudara mucho a la toma de decisiones para que todos los miembros del canal que estaran muy informados de cada actividad, evento o viaje.
2. Actualiza todas las actividades
A continuación, procederemos a actualizar el resto de las actividades con el fin de comprender los diferentes cambios que pueden presentarse en cada una de ellas, así como su representación en el panel (Dashboard) y en el calendario.
En esta demostración, presentaremos las actividades realizadas por los distintos miembros del proyecto "Progresa con Educación". Para ello, es fundamental utilizar las etiquetas que identifican a cada socio. Además, actualizaremos una de las tareas como completada para visualizar su interacción con el panel (Dashboard).
Actualizaremos la siguiente actividad cambiando el campo del progreso de la actividad a "Completado".
Una vez que las actividades han sido completadas, podremos observarlas al final del depósito (Bucket) en cada uno de los grupos de las oficinas regionales. Habrá una opción denominada "Tareas completadas" (Tasks completed), que al hacer clic, desplegará todas las actividades que han sido finalizadas.
En este momento, hemos logrado actualizar correctamente todas las actividades del cronograma. A continuación, podremos realizar una visualización más detallada y clara de cada una de ellas.
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1. Visualización de las actividades
A continuación, procederemos a aprender a utilizar los filtros para observar de manera más rápida y fácil la información del cronograma. En la siguiente demostración, podremos ver las cuatro actividades que hemos creado y actualizado.
En el calendario, se presentarán los diferentes estados de cada actividad, incluyendo aquellas que están atrasadas, en progreso, sin comenzar y las que han sido completadas. Tambien podemos visualizar la siguiente información en una cuadrícula han sido agregados al cronograma. Asimismo, podemos observar una gráfica que ilustra cada una de las acciones generadas en el cronograma, como la cantidad de actividades que han sido completadas, las que están en progreso, las que no han comenzado o están atrasadas. Esta información también se refleja por cada uno de los depósitos (buckets) correspondientes a las distintas oficinas del proyecto "Progresa con Educación".
Este ejercicio nos permitirá aprender a filtrar toda la información de manera sencilla y clara.
2. Filtrar y agrupar las actividades
A continuación, veremos cómo se pueden filtrar las actividades según la información que necesitamos obtener, tales como las fechas de vencimiento, el progreso, la prioridad, las etiquetas de cada uno de los miembros del proyecto Progresa con Educación así como filtrar por depósito (bucket) de las oficinas regionales.
Nota: no podemos filtrar las actividades por fechas especificas.
A continuación, se presenta la agrupación de cada una de las actividades, eventos y viajes realizados en el marco del proyecto.
En este momento, hemos concluido el proceso de aprendizaje sobre cómo agregar, modificar y filtrar cada una de las actividades incluidas en el cronograma. Agradecemos su colaboración para mantener actualizadas todas estas actividades, eventos y viajes.
El trabajo en equipo es la clave para alcanzar nuestras metas como proyecto. Juntos, podemos superar desafíos, compartir ideas y celebrar nuestros logros. Recordemos que el éxito no es solo el resultado final, sino también el camino que recorremos juntos como miembros de Progresa con Educación. ¡Sigamos colaborando y apoyándonos mutuamente para lograr grandes cosas!
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